Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 9 november 2026

Promotie in Beeld, onderdeel van Up North, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens

Promotie in Beeld (Up North)
Postadres: Citroenvlinder 171, 7943 RG Meppel
Bezoekadres (studio): Werkhorst 38, 7944 AV Meppel
+31 522 244 099
info@promotieinbeeld.nl

Vragen over privacy kun je sturen naar info@promotieinbeeld.nl. Aanspreekpunt voor privacyvragen is Sjoerd Banga.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Promotie in Beeld verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruikmaakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld via het formulier op deze website, per e-mail of telefonisch. Het gaat om:

• voor- en achternaam
• e-mailadres
• telefoonnummer, als je dat aan ons doorgeeft
• gegevens over je promotie die je ons zelf geeft, zoals de datum van de plechtigheid, de universiteit en je wensen
• hoe je bij ons terechtkwam, als je dat in het formulier aangeeft
• foto’s van je promotie, waarop jij, je paranimfen, de commissie en je gasten te zien zijn
• factuur- en betaalgegevens, zoals je bankrekeningnummer als je ons een betaling doet
• overige gegevens die je zelf actief verstrekt, in correspondentie en telefonisch
• geanonimiseerde gegevens over het gebruik van onze website (zie Cookies en websitestatistieken)

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. Als je ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonsgegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@promotieinbeeld.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Waarvoor wij je gegevens gebruiken, en op welke grond

• om je aanvraag of vraag te beantwoorden. Grondslag: het nemen van stappen voor een overeenkomst, op jouw verzoek.
• om je te kunnen bellen of e-mailen als dat nodig is voor onze dienstverlening. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• om je promotie te fotograferen en de foto’s aan je af te leveren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• om je betaling af te handelen en te voldoen aan onze wettelijke (fiscale) verplichtingen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en een wettelijke verplichting.
• om een overzicht van onze klanten en opdrachten bij te houden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een goede bedrijfsvoering.
• om onze website te verbeteren met geanonimiseerde statistieken. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang; er worden hiervoor geen cookies geplaatst.
• om foto’s van je promotie te tonen in ons portfolio, op onze website of op social media. Dat doen we alleen met jouw toestemming, en je kunt die toestemming altijd intrekken.

Geautomatiseerde besluitvorming

Promotie in Beeld neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Promotie in Beeld bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor ze zijn verzameld:

• Aanvragen via de website die niet tot een opdracht leiden, bewaren we maximaal 2 jaar.
• Naam, e-mailadres en telefoonnummer van klanten bewaren we zolang onze overeenkomst loopt, en daarna zolang dat nodig is voor de nazorg en voor de wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
• Foto’s bewaren we in ons archief, zodat we bij een nabestelling of een verloren bestand kunnen helpen. Wil je dat we foto’s van jou verwijderen, laat het ons dan weten.

Delen van persoonsgegevens met derden

Promotie in Beeld verkoopt je gegevens niet aan derden en verstrekt ze alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Voor de werking van onze website en dienstverlening maken we gebruik van verwerkers. Met hen maken we afspraken over de beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens:

• Cloud86 (Nederland): hosting van onze website, inclusief de formulierinzendingen, en van onze e-mail
• SMTP2GO (Nieuw-Zeeland): het verzenden van e-mails vanaf de website, zoals de bevestiging van je bericht (Nieuw-Zeeland heeft volgens de Europese Commissie een passend beschermingsniveau voor persoonsgegevens)
• Cloudflare (Verenigde Staten): spambescherming van het contactformulier (Turnstile). Cloudflare is aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework
• Hetzner (Duitsland): hosting van onze eigen server voor websitestatistieken (Matomo), bestandsopslag en back-ups

Onze klantadministratie draait op een eigen server in onze studio in Meppel. Die is niet via internet bereikbaar.

Bij een promotie werken we soms samen met een vaste freelance fotograaf. Die krijgt dan de gegevens die nodig zijn om de opdracht uit te voeren, zoals je naam, contactgegevens, de universiteit en de planning.

Cookies en websitestatistieken

Onze website gebruikt geen tracking- of advertentiecookies.

Websitestatistieken. Om te zien hoe onze website gebruikt wordt, gebruiken we Matomo. Matomo draait op onze eigen server in Duitsland, is zo ingesteld dat het geen cookies plaatst, en de gegevens worden niet met anderen gedeeld.

Spambescherming. Ons contactformulier is beveiligd met Cloudflare Turnstile, om spam tegen te houden. Daarvoor verwerkt Cloudflare technische gegevens van je browser en je IP-adres. Zie de privacyverklaring van Cloudflare Turnstile.

Wil je geen cookies, dan kun je je internetbrowser zo instellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Zie voor een toelichting: Veilig Internetten.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van jou hebben in een computerbestand naar jou of een andere, door jou genoemde organisatie te sturen.

Je kunt een verzoek sturen naar info@promotieinbeeld.nl. Als we moeten nagaan of een verzoek echt van jou komt, kunnen we je vragen je identiteit aan te tonen. We vragen daarbij nooit meer gegevens dan nodig is. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op je verzoek.

Je hebt ook de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via deze link.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Promotie in Beeld neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Zo is onze klantadministratie alleen bereikbaar via ons eigen netwerk, gebruiken we versleutelde verbindingen, geven we software alleen de toegang die ze nodig heeft, en houden we onze systemen up-to-date. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via info@promotieinbeeld.nl.